Allgemeine Geschäftsbedingungen (Nutzungsbedingungen)

Die 2HM Business Services GmbH mit Sitz in der Emmerich-Josef-Str. 5, 55116 Mainz (nachfolgend „heyhero“) betreibt die heyhero-Plattform. Die Plattform verbindet die Kassen- und Transaktionsdaten („Kassendaten“) stationärer Betriebe aus Einzelhandel, Gastronomie sowie Events & Nightlife mit der Kommunikation über WhatsApp, mit digitalen Kundenkarten (Apple Wallet/Google Wallet) sowie mit KI-gestützter Segmentierung. Sie ermöglicht es Unternehmen – nachfolgend „Nutzer“ –, ihre Kunden, Gäste oder Besucher (nachfolgend „Endkunden“) automatisiert zu identifizieren, zu aktivieren und zu binden sowie den daraus resultierenden Umsatz messbar zu machen („Closed Loop“).

Die folgenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) regeln die Nutzung der heyhero-Plattform.

Die Plattform von heyhero ist ausschließlich für Geschäftskunden konzipiert und nicht für Privatverbraucher bestimmt. Im Sinne dieser AGB ist ein Verbraucher jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu überwiegend privaten, nicht geschäftlichen Zwecken abschließt. Mit der Nutzung der Plattform bestätigt der Nutzer, als Unternehmer und nicht als Privatverbraucher zu handeln. Die Plattform steht nicht für die Nutzung durch Verbraucher offen.

Soweit zwischen dem Nutzer und heyhero gesonderte Leistungsvereinbarungen bestehen, werden diese Bestandteil der vertraglichen Verpflichtungen und gehen im Falle widersprüchlicher Bestimmungen diesen AGB vor.

Eigene Geschäftsbedingungen des Nutzers finden keine Anerkennung. Abweichungen oder zusätzliche Bedingungen des Nutzers werden nur bei ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung durch heyhero akzeptiert. Dies gilt auch dann, wenn heyhero die Leistung erbringt oder eine Zahlung entgegennimmt, obwohl heyhero die abweichenden Bedingungen des Nutzers kennt.

Die Plattform ermöglicht es Nutzern, Endkunden am Point of Sale (POS) über QR-Code, Formular oder durch das Kassenpersonal zu identifizieren, ein Kundenprofil anzulegen sowie Nachrichten (insbesondere über WhatsApp, daneben ggf. E-Mail und SMS) einzeln oder im Rahmen von Kampagnen zu versenden und zu verwalten.

Die Plattform kann mit Kassen- und Zahlungssystemen des Nutzers verbunden werden. Zum Zeitpunkt der Bereitstellung steht die Integration mit SumUp zur Verfügung; weitere Anbindungen (z. B. Ready2Order, Orderbird, Shopify POS, Lightspeed) sind geplant bzw. in Entwicklung. Über die Integration werden Transaktionsdaten dem jeweiligen Kundenprofil zugeordnet, um Wiederkäufe und Umsatz messbar zu machen (Attribution). Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Paket und den verfügbaren Integrationen.

Die Plattform stellt KI-gestützte Funktionen bereit, insbesondere die Segmentierung von Kundenprofilen, trigger-gestützte Playbooks sowie die KI-gestützte Generierung von Inhalten und Antwortvorschlägen. Für diese Funktionen setzt heyhero das Sprachmodell Gemini von Google als Dienst eines Dritten ein (Einzelheiten regelt die Auftragsverarbeitungsvereinbarung, Anlage 2

Die Plattform bietet Treue- und Bindungsfunktionen, insbesondere digitale Stempelkarten, Punkte, Coupons und VIP-Status sowie digitale Kundenkarten über Apple Wallet und Google Wallet.

Die Plattform stellt Auswertungen im Sinne eines geschlossenen Wirkungsnachweises (Closed-Loop-Analytics) bereit, mit denen der Erfolg von Kampagnen bis zur Kasse nachvollzogen werden kann, sofern Kassensysteme ordnungsgemäß per API angeschlossen sind.

Die spezifischen Funktionen, die der Nutzer erhält, hängen vom gewählten Paket ab. Die Auswahl erfolgt entweder über ein Angebot auf der Website oder durch die Unterzeichnung eines gesonderten Auftragsformulars bzw. Angebots mit heyhero. Die Vergütung kann insbesondere je Standort und Abrechnungszeitraum bemessen werden.

heyhero stellt die technische Grundlage bereit, im Wesentlichen die Software und Infrastruktur, die zur Nutzung der Plattform erforderlich sind.

heyhero hostet die Plattform bei beauftragten Dienstleistern; derzeit erfolgt das Hosting auf der Google Cloud Platform, Serverstandort ausschließlich Region europe-west3 (Frankfurt am Main, Deutschland). Nutzer müssen sich über das Internet mit der Plattform verbinden, um sie zu nutzen.

Die Plattform ist mit Drittsystemen integriert (insbesondere WhatsApp/Meta, Kassen- und Zahlungssysteme, Wallet-Anbieter, KI-Dienste). heyhero ist nicht verantwortlich für Änderungen, Ausfälle oder Probleme, die bei diesen Drittsystemen auftreten.

Erfolgt die Kommunikation über WhatsApp, geschieht dies über die WhatsApp Business Platform von Meta Platforms Ireland Limited. heyhero stellt den Zugang zu dieser Plattform bereit.

Weitere Funktionen und Anforderungen ergeben sich aus den zum Zeitpunkt der Bestellung bzw. der Auswahl des Servicepakets auf der Website verfügbaren Informationen.

Um die Dienste der Plattform nutzen zu können, muss sich der Nutzer zunächst registrieren und ein Konto erstellen.

Der Nutzer versichert, dass alle bei der Registrierung angegebenen Informationen korrekt und vollständig sind. Ändern sich diese Informationen später (z. B. Adresse, Zahlungsdaten oder Kontaktinformationen), aktualisiert der Nutzer sie in seinem Konto.

Für die Verarbeitung der Konto- und Nutzungsdaten des Nutzers gilt die Datenschutzerklärung von heyhero, abrufbar unter https://heyhero.de/datenschutz.

Der Nutzer kann die Plattform im Rahmen einer kostenlosen Testphase mit eingeschränktem Funktionsumfang ausprobieren; Dauer und Umfang ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot. Entscheidet sich der Nutzer nicht für ein Upgrade auf einen kostenpflichtigen Plan, endet die Testphase automatisch, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

Nutzer können über den Online-Bestellprozess (Checkout) der Plattform ein Servicepaket auswählen und buchen. Mit dem Klick auf den abschließenden Bestell-Button gibt der Nutzer ein verbindliches Angebot zum Abschluss eines Vertrags über das gewählte Servicepaket ab.

Bestandteil des Bestellprozesses ist der Abschluss der Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO: Dem Nutzer wird die auf ihn personalisierte AVV im Checkout als Textdokument bereitgestellt; durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox bestätigt der Nutzer die AVV, die damit in elektronischer Form geschlossen wird (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Einzelheiten regelt Abschnitt 16.

Der Vertrag kommt mit dem erfolgreichen Abschluss des Bezahlvorgangs im Checkout zustande. heyhero bestätigt den Vertragsschluss unverzüglich per E-Mail (Auftragsbestätigung).

Kommt der Bezahlvorgang nicht zustande, kommt kein Vertrag zustande; der Nutzer ist an sein Angebot nicht länger als fünf Tage gebunden.

Nach Abschluss der Online-Bestellung werden die Vertragsbedingungen gespeichert und dem Nutzer zusammen mit diesen AGB und der abgeschlossenen AVV per E-Mail zugesandt. Der Vertragstext einschließlich der AVV kann zudem jederzeit über das gesicherte Benutzerkonto eingesehen und heruntergeladen werden.

Vor Abschluss der Online-Bestellung kann der Nutzer Eingaben überprüfen und mit üblichen Tastatur- und Mausbedienungen korrigieren.

Offizielle Mitteilungen erfolgen in Textform (per E-Mail oder über die Benutzeroberfläche der Plattform), sofern diese Bedingungen oder geltende Gesetze nicht ausdrücklich ein handschriftliches Dokument verlangen.

Verträge sind in deutscher Sprache verfügbar. Wird der Vertrag in andere Sprachen übersetzt, bleibt die deutsche Fassung maßgeblich.

heyhero stellt die Plattform nach dem Stand der Technik bereit. Die Verfügbarkeit der Plattform richtet sich nach den gesetzlichen Bestimmungen des Mietrechts (§§ 535 ff., 536 ff. BGB); eine darüber hinausgehende Verfügbarkeit wird nicht zugesichert. Eine abweichende Verfügbarkeit kann in einer gesonderten Leistungsbeschreibung festgelegt werden.

Eine Nichtverfügbarkeit liegt vor, wenn die Plattform vollständig unzugänglich ist und der Fehler bei heyhero liegt. Dies gilt nicht bei Faktoren außerhalb der Kontrolle von heyhero (höhere Gewalt, Benutzerfehler, Vertragsverletzungen, geplante Wartungsarbeiten) sowie bei Störungen angebundener Drittsysteme.

Zur Durchführung notwendiger Wartungsarbeiten kann heyhero den Zugang vorübergehend einschränken. Nutzer werden mindestens 7 Tage im Voraus über geplante Wartungen informiert. Geplante Wartungsfenster finden vorzugsweise an Wochenenden zwischen 00:00 und 07:00 Uhr statt; die Gesamtzeit überschreitet 24 Stunden pro Monat nicht.

Stellt der Nutzer einen Fehler oder eine Störung fest, informiert er heyhero unverzüglich in Textform mit umfassenden Details. heyhero antwortet innerhalb eines Werktags auf gültige Meldungen mit einer Einschätzung zur Ursache und zu Korrekturmaßnahmen. Diese Reaktionszeit gilt nicht für geringfügige Störungen.

Ein Fehler liegt vor, wenn die Plattform die vertraglich vereinbarten Funktionalitäten nicht bereitstellt und die Verantwortung dafür bei heyhero liegt.

heyhero gewährt dem Nutzer eine vorübergehende, widerrufliche, nicht-exklusive und nicht übertragbare Lizenz zum Zugriff auf und zur Nutzung der Plattform gemäß Vertrag. Die Lizenz erlischt automatisch mit Beendigung des Vertrags.

Der Nutzer darf die Plattform ausschließlich für eigene geschäftliche Zwecke nutzen. Die Anzahl gleichzeitiger Benutzer und Standorte darf die in der Leistungsbeschreibung angegebene Grenze nicht überschreiten.

Dem Nutzer ist untersagt: Vermietung, Verleih, Vervielfältigung, Weiterverkauf oder sonstige Weitergabe der Plattform oder ihres Zugangs; Nutzung zur Erstellung von Diensten mit ähnlicher oder nahezu identischer Funktionalität; Aktivierung nicht freigegebener Funktionen; Übertragung der Nutzungsrechte oder Gewährung von Zugang an Dritte ohne vorherige Genehmigung von heyhero; Änderung, Übersetzung, Reverse Engineering von Quellcode, Algorithmen oder anderen Elementen der Plattform, soweit nicht gesetzlich ausdrücklich erlaubt; Umgehung von Schutzmechanismen sowie Entfernung oder Änderung von rechtlichen oder proprietären Hinweisen.

heyhero bietet dem Nutzer Supportleistungen an, deren Umfang zum Zeitpunkt der Auftragserteilung festgelegt wird (z. B. abhängig vom gewählten Paket).

Zusätzliche Leistungen, insbesondere individuelle Beratung oder technische Hilfe über die vertraglich geschuldete Fehlerbehebung hinaus, sind kostenpflichtig und werden nach Aufwand abgerechnet. Der Nutzer wird vor Beginn solcher Sonderleistungen über die Kosten informiert.

Der Nutzer gewährt heyhero eine nicht-exklusive Lizenz zur Nutzung der von ihm bereitgestellten Inhalte (insbesondere Fotos, Grafiken, Videos, Dateien, Dokumente, Logos, Symbole und Texte – „Nutzerinhalte“) für die Vertragsdauer und soweit zur Vertragserfüllung erforderlich.

Der Nutzer darf nur Nutzerinhalte hochladen oder übermitteln, die er rechtmäßig verwenden darf, die keine Rechte Dritter verletzen und die frei von rechtswidrigen, gewaltverherrlichenden, rassistischen, diskriminierenden oder pornografischen Inhalten sind.

Der Nutzer ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die über die Plattform verarbeiteten Endkundendaten. heyhero handelt insoweit als Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 16). Der Nutzer ist verpflichtet, alle gesetzlichen Voraussetzungen für die Kundenkommunikation und Datenverarbeitung einzuhalten, insbesondere die erforderlichen Einwilligungen einzuholen – sowohl für die Kontaktaufnahme über WhatsApp/Messaging als auch für die Verknüpfung der Kassendaten mit dem Kundenprofil und für die KI-gestützte Profilbildung/Segmentierung – und die gesetzlichen Informationspflichten zu erfüllen. Diese Verpflichtung gilt auch für alle in das heyhero-Portal vom Nutzer importierte, hochgeladene (Kunden-)daten. heyhero prüft die Rechtmäßigkeit von Nutzerinhalten oder Endkundeninteraktionen nicht.

Der Nutzer richtet das Opt-in am POS rechtskonform ein, ermöglicht Endkunden jederzeit einen Widerruf (Opt-out) und stellt sicher, dass entsprechende Nachweise dokumentiert werden.

Beim Versand von Werbematerial über die WhatsApp Business Platform dürfen nur von WhatsApp genehmigte Vorlagen verwendet werden. Die Verwendung nicht genehmigter Vorlagen kann zur dauerhaften Sperrung der verwendeten WhatsApp-Nummer führen.

Für angebundene Drittsysteme können abweichende Bedingungen gelten (insbesondere WhatsApp Business Policy und sonstige Meta-Richtlinien, Bedingungen des Kassen-/Zahlungsanbieters wie SumUp sowie der Wallet-Anbieter Apple und Google). Der Nutzer ist für deren Einhaltung verantwortlich und stellt insbesondere sicher, dass er zur Anbindung der Kassensysteme und zur Verarbeitung der ausgelesenen Kassendaten berechtigt ist.

Der Nutzer stellt heyhero auf erste Anforderung von sämtlichen Ansprüchen Dritter frei, die gegen heyhero aufgrund der Nutzung von Nutzerinhalten oder der Nutzung der Plattform durch den Nutzer erhoben werden, es sei denn, die Ansprüche beruhen auf vorsätzlichem oder grob fahrlässigem Handeln von heyhero.

heyhero führt im Rahmen des Plattformbetriebs regelmäßige Datensicherungen der in der Plattform gespeicherten Daten durch (vgl. Anlage 3 der Auftragsverarbeitungsvereinbarung). Der Nutzer ist darüber hinaus selbst dafür verantwortlich, Nutzerinhalte und Daten, die er außerhalb der Plattform vorhält oder aus der Plattform exportiert, eigenständig zu sichern.

Die Kosten für die gewählten Leistungen werden im jeweiligen Vertrag festgelegt (z. B. je Standort und Abrechnungszeitraum, zzgl. etwaiger Zusatzleistungen).

Alle genannten Beträge verstehen sich in Euro zuzüglich der jeweils geltenden Steuern.

Sofern nicht anders vereinbart, werden Rechnungen digital zugestellt (z. B. per E-Mail).

Der Nutzer ist nur dann zur Aufrechnung berechtigt, wenn seine Ansprüche unbestritten oder rechtskräftig festgestellt sind.

heyhero ist berechtigt, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 6 Wochen zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit oder, bei monatlichen Verträgen, zum Ende des nächsten Kalendermonats anzupassen. Die Ankündigung erfolgt per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse.

Widerspricht der Nutzer der Preisanpassung nicht innerhalb von 2 Wochen nach Erhalt der Mitteilung in Textform, gilt die Anpassung als genehmigt. heyhero weist in der Mitteilung ausdrücklich auf das Widerspruchsrecht und die Folgen des Schweigens hin. Bei rechtzeitigem Widerspruch ist der Nutzer berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisanpassung außerordentlich zu kündigen.

Plattformprobleme werden grundsätzlich nach §§ 536 ff. BGB behandelt. Die verschuldensunabhängige Haftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB) wird ausgeschlossen.

heyhero kann nach eigener Wahl den Mangel kostenlos beseitigen oder eine Ersatzleistung erbringen.

Eine Kündigung nach § 543 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 BGB wegen Nichterbringung der vereinbarten Leistung ist nur zulässig, nachdem heyhero eine angemessene Gelegenheit zur Mängelbeseitigung erhalten und nicht genutzt hat.

heyhero ist nicht verantwortlich für die Internetverbindung des Nutzers oder seiner Endkunden, insbesondere für deren Verfügbarkeit und Kapazität.

heyhero haftet für Schäden oder vergebliche Aufwendungen aus Vertrags- und Deliktsrecht nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit nach den gesetzlichen Bestimmungen.

Im Übrigen haftet heyhero nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten), begrenzt auf vorhersehbare und vertragstypische Schäden.

Die vorstehenden Beschränkungen gelten nicht für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit oder nach dem Produkthaftungsgesetz.

Soweit die Haftung ausgeschlossen oder beschränkt ist, gilt dies auch für die Haftung der Vertreter und Erfüllungsgehilfen von heyhero, einschließlich der Mitarbeiter.

Die Verjährungsfrist für Schadensersatzansprüche des Nutzers gegen heyhero beträgt ein Jahr; dies gilt nicht in den Fällen des Abschnitts 12.3.

heyhero kann den Zugang zur gesamten Plattform oder zu einzelnen Bereichen vorübergehend oder dauerhaft einschränken, wenn glaubhafte Hinweise auf einen Verstoß gegen diese AGB und/oder geltendes Recht vorliegen.

Bei einer Einschränkung werden die Zugriffsrechte ausgesetzt und der Nutzer per E-Mail benachrichtigt.

Bei vorübergehender Einschränkung wird der Zugang nach Ablauf der Frist oder nach abschließender Klärung wiederhergestellt. Bei dauerhafter Einschränkung ist eine Reaktivierung nicht möglich.

heyhero ist berechtigt, Inhalte zu entfernen, die die in Abschnitt 9 genannten Kriterien nicht erfüllen.

Der Nutzer ist berechtigt, die Plattform für den bei der Bestellung festgelegten Zeitraum zu nutzen.

Sofern nicht anders angegeben, beträgt die Mindestvertragslaufzeit 12 Monate. Kündigt keine Partei mindestens zwei Wochen vor Ablauf, verlängert sich der Vertrag automatisch auf monatlicher Basis.

heyhero behält sich das Recht vor, den Vertrag aus wichtigem Grund fristlos zu kündigen.

Jede Kündigung bedarf der Textform (per Post oder E-Mail).

Nach Vertragsende verliert der Nutzer – vorbehaltlich einer Verlängerung oder neuen Vereinbarung – den Zugang zur Plattform; gespeicherte Inhalte werden nach Maßgabe der Auftragsverarbeitungsvereinbarung gelöscht oder zurückgegeben. Mit Beendigung des Nutzungsvertrags endet zugleich die Auftragsverarbeitungsvereinbarung (vgl. deren Ziffer 1 Abs. 3).

Die Verträge und Vereinbarungen zwischen den Parteien, einschließlich dieser AGB, unterliegen dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Als ausschließlicher Gerichtsstand für alle Rechtsstreitigkeiten wird Mainz bestimmt, soweit gesetzlich zulässig.

Sollte eine Bestimmung dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.

Beauftragt der Nutzer heyhero mit der Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO (insbesondere der Endkundendaten), schließen die Parteien eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Die AVV wird dem Nutzer im Bestellprozess als personalisiertes Textdokument bereitgestellt und durch Aktivieren der entsprechenden Checkbox in elektronischer Form geschlossen (Art. 28 Abs. 9 DSGVO). Sie ist integraler Bestandteil des Vertragsverhältnisses und kann jederzeit über das Benutzerkonto abgerufen und heruntergeladen werden.

heyhero verarbeitet personenbezogene Daten der Endkunden des Nutzers ausschließlich auf Grundlage dokumentierter Weisungen des Nutzers und nicht zu eigenen Zwecken, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Verarbeitung.

heyhero setzt zur Erbringung seiner Leistungen Unterauftragnehmer ein, insbesondere für Hosting und Infrastruktur (Google Cloud Platform, Serverstandort ausschließlich Region europe-west3, Frankfurt am Main, Deutschland), für den Betrieb der WhatsApp Business Platform (Meta), für KI-gestützte Funktionen (Sprachmodell Gemini, Google) sowie für digitale Kundenkarten (Google Wallet bzw. Apple Wallet). Die aktuell eingesetzten Unterauftragnehmer sind abschließend in Anlage 2 der AVV aufgeführt. Änderungen werden dem Nutzer gemäß den Bestimmungen der AVV mitgeteilt.

Im Übrigen haben die Bestimmungen der AVV Vorrang vor diesen AGB, soweit datenschutzrechtliche Fragen betroffen sind.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten des Nutzers selbst (insbesondere Konto-, Login- und Nutzungsdaten) gilt die Datenschutzerklärung von heyhero, abrufbar unter https://heyhero.de/datenschutz.